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案例頻道 上世紀(jì)九十年代以前，各高等學(xué)校教務(wù)管理主要采用手工操作模式，九十年代中，高等學(xué)校在某些單項(xiàng)工作中開始尋找計(jì)算機(jī)輔助管理的方法，比如計(jì)算機(jī)輔助排課。九十年代末，一些學(xué)校組織開發(fā)了教務(wù)管理系統(tǒng)，完全依據(jù)本校當(dāng)時(shí)的管理模式進(jìn)行研制的。在高校每年擴(kuò)大招生形勢(shì)下，為學(xué)校學(xué)年制的教務(wù)管理提供了有效的手段。
現(xiàn)在，高等學(xué)校在積極進(jìn)行以選課制為核心的學(xué)分制改革，學(xué)校原有的教務(wù)管理系統(tǒng)已無(wú)法適應(yīng)，必須運(yùn)用學(xué)分制下的新教務(wù)管理系統(tǒng)。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在管理應(yīng)用中迅速發(fā)展，在這種全新的管理理念和管理模式下，各高校教務(wù)管理系統(tǒng)必須相應(yīng)地更新?lián)Q代了。
在高校數(shù)字化校園的推進(jìn)浪潮中，無(wú)論是教學(xué)、科研還是管理工作，都力求實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，辦公無(wú)紙化。教務(wù)管理數(shù)字化當(dāng)然是首當(dāng)其沖的走在前面。它不可能再是某項(xiàng)或某幾項(xiàng)工作的自動(dòng)化，而是學(xué)校內(nèi)外、上級(jí)下級(jí)等所有與教務(wù)管理有關(guān)的工作都要實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，都要在網(wǎng)絡(luò)上融為一體。它涉及到每個(gè)學(xué)生和全校教職員工，是一個(gè)有機(jī)的管理系統(tǒng)。所以是一個(gè)復(fù)雜的應(yīng)用系統(tǒng)。
只有長(zhǎng)期大量投入，專門從事學(xué)校管理系統(tǒng)研究的機(jī)構(gòu)，才能研制出這樣的復(fù)雜應(yīng)用系統(tǒng)，一般高校都是引進(jìn)相對(duì)成熟的教務(wù)管理系統(tǒng)，再根據(jù)本校的需要稍加修改。所以，要將復(fù)雜應(yīng)用系統(tǒng)在一個(gè)機(jī)構(gòu)復(fù)雜的單位中應(yīng)用起來(lái)，就成了重要環(huán)節(jié)。推行這種大型應(yīng)用系統(tǒng)的方法也是一項(xiàng)值得研究的課題。
這里，我就以湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)分制下的綜合教務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用的推行過(guò)程為例，談?wù)劥笮蛻?yīng)用系統(tǒng)的推行方法。
湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)是一所有五十多年辦學(xué)歷史的省屬重點(diǎn)高等學(xué)校，目前在校學(xué)生四萬(wàn)人，有二十個(gè)學(xué)院，規(guī)模較大。從2005年開始進(jìn)行學(xué)分制改革，引進(jìn)了清華大學(xué)計(jì)算中心與北京潤(rùn)乾天易公司合作開發(fā)的綜合教務(wù)系統(tǒng)。成功地實(shí)現(xiàn)了學(xué)分制改革。
一、 領(lǐng)導(dǎo)重視
領(lǐng)導(dǎo)重視并大力支持是大型應(yīng)用系統(tǒng)順利推行首要條件。
改革就是要廢除舊管理制度，學(xué)分制改革就是要采用新的教學(xué)管理模式。每個(gè)已經(jīng)在現(xiàn)有環(huán)境中工作習(xí)慣了人，對(duì)采用新的應(yīng)用系統(tǒng)，都會(huì)有一種排外的潛意識(shí)存在。所以推行新的應(yīng)用系統(tǒng)，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視，并大力支持。
全國(guó)高等院校信息化研究會(huì)理事長(zhǎng)、清華大學(xué)計(jì)算機(jī)與信息管理中心主任沈培華就曾呼吁：在建設(shè)數(shù)字校園的實(shí)踐中，遇到的最大困難不是來(lái)自技術(shù)，而是來(lái)自于管理機(jī)制和體制的束縛。新建立的應(yīng)用系統(tǒng)對(duì)學(xué)校的管理思想、管理體制和管理方法會(huì)造成一定的沖擊，必然會(huì)引起管理組織結(jié)構(gòu)的重組及優(yōu)化，這些都會(huì)成為推進(jìn)數(shù)字化校園建設(shè)的阻力，因此需要來(lái)自學(xué)校高層領(lǐng)導(dǎo)的積極推動(dòng)，需要進(jìn)行很多跨部門的協(xié)調(diào)。應(yīng)在高校建立CIO（Chief Information Officer）機(jī)制，CIO應(yīng)該是校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。
湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)分制改革是校長(zhǎng)親自抓的大項(xiàng)目。關(guān)于引進(jìn)綜合教務(wù)系統(tǒng)之事，召開了專題校長(zhǎng)辦公會(huì)議。會(huì)議決定由教務(wù)處、校辦、網(wǎng)絡(luò)中心、資產(chǎn)處協(xié)作完成數(shù)字化校園中的綜合教務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)工作。
由校辦、教務(wù)處、網(wǎng)絡(luò)中心、資產(chǎn)處、計(jì)財(cái)處、審計(jì)處等單位副處級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員組成了考察團(tuán)，對(duì)招標(biāo)初選入圍的三個(gè)學(xué)分制教務(wù)系統(tǒng)的用戶單位（八所高校）的使用情況進(jìn)行深入考察。這三個(gè)系統(tǒng)是全國(guó)使用高校用戶數(shù)最多的，綜合考查后，考察團(tuán)從其中選擇了一個(gè)系統(tǒng)。
二、 全面試用，充分熟悉
滿足該系統(tǒng)運(yùn)行要求的服務(wù)器組及其它硬件環(huán)境安裝完成后，我們就利用假期日常工作相對(duì)較少的機(jī)會(huì)，安裝調(diào)試軟件系統(tǒng)。并較長(zhǎng)時(shí)間的試用所有功能。試用分兩個(gè)階段：一是功能熟悉和數(shù)據(jù)準(zhǔn)備階段；二是教務(wù)處內(nèi)部各科室在工作中試運(yùn)行。
第一個(gè)階段，是負(fù)責(zé)推廣的系統(tǒng)級(jí)管理人員和幾個(gè)主要操作人員，充分全面地熟悉該綜合教務(wù)系統(tǒng)的各種功能，弄清系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，明白內(nèi)部流程，做到對(duì)系統(tǒng)的全面掌握。這個(gè)團(tuán)體是今后系統(tǒng)推行的核心力量。運(yùn)行新系統(tǒng)后，學(xué)校教務(wù)管理的新運(yùn)行模式、新政策制定都要征求這個(gè)團(tuán)體的意見。湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)的這個(gè)團(tuán)體成員，都是在教務(wù)部門工作多年的，有豐富教務(wù)管理經(jīng)驗(yàn)，而且是計(jì)算機(jī)及相關(guān)專業(yè)人士。只有這樣的團(tuán)體，才能很快理解和掌握所引進(jìn)系統(tǒng)的全部信息，并與學(xué)校現(xiàn)行的管理模式相比較，從而制定出合理的新模式和推行方案。
隨著對(duì)系統(tǒng)功能熟悉的深入，我們開始進(jìn)行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。因?yàn)橄到y(tǒng)運(yùn)行要求的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)量非常大，所以我們將任務(wù)分給教務(wù)處各科室，在技術(shù)人員指導(dǎo)下進(jìn)行數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，比如：教研科負(fù)責(zé)公共信息（院系、學(xué)科門類、專業(yè)、課程類別、課程級(jí)別等）、教學(xué)計(jì)劃維護(hù)、課程管理。因?yàn)橹昂限r(nóng)業(yè)大學(xué)已經(jīng)有一個(gè)教務(wù)系統(tǒng)在運(yùn)行，所以部分?jǐn)?shù)據(jù)是從舊系統(tǒng)向新系統(tǒng)移植的。移植過(guò)程中，不僅采用了許多技術(shù)手段，人工檢查與整理也是必不可少的。如果所有的數(shù)據(jù)都是從系統(tǒng)的錄入界面錄入的話，就會(huì)過(guò)濾非法數(shù)據(jù)，只有它認(rèn)可的合法數(shù)據(jù)存入庫(kù)中，這種檢測(cè)，保證了數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中不會(huì)出錯(cuò)，不會(huì)引起意外的系統(tǒng)錯(cuò)誤。移植數(shù)據(jù)就不一樣，移植過(guò)程沒有錄入界面的合法性檢測(cè)，必須是技術(shù)手段和人工相結(jié)合，來(lái)達(dá)到這個(gè)要求。
功能熟悉與數(shù)據(jù)準(zhǔn)備是非常辛苦的過(guò)程。
第二個(gè)階段，教務(wù)處內(nèi)部各科室在工作中試運(yùn)行。在充分熟悉功能和已有比較完善數(shù)據(jù)環(huán)境的基礎(chǔ)上，各科室開始在工作中小范圍運(yùn)用新系統(tǒng)。但此時(shí)，我們是將新系統(tǒng)模式與原管理模式同時(shí)運(yùn)行，將工作人員一分為二，一部分完全用新系統(tǒng)，另一部分完全用原系統(tǒng)。工作量增加了一倍。為了改革，這種加倍工作是值得的，也是必不可少的階段。同時(shí)使用原系統(tǒng)保證了如果新系統(tǒng)失敗，不會(huì)影響學(xué)校的正常運(yùn)行。
不過(guò)，我們是以新系統(tǒng)為主，盡量按新系統(tǒng)的要求和流程，實(shí)現(xiàn)工作中的真正流程。 這時(shí)，工作面就難免擴(kuò)大，與試用工作相關(guān)的對(duì)象會(huì)越來(lái)越多被涉及到，這個(gè)過(guò)程中有許多摩擦產(chǎn)生：如對(duì)新產(chǎn)生的表格不習(xí)慣，認(rèn)為不如原系統(tǒng)好，增加了額外的工作量，不愿配合教務(wù)管理工作，甚至還有故意挑刺等等。我們還是頂住壓力，多做解釋，將工作模式盡量向新系統(tǒng)靠攏，因?yàn)槲覀兊哪康氖峭菩行孪到y(tǒng)。
三、 周密計(jì)劃，逐步推行
試用基本結(jié)束后，下一步就要全面推行新系統(tǒng)，在全校所有的教務(wù)工作中運(yùn)行起來(lái)。教務(wù)處對(duì)推行過(guò)程作了周密計(jì)劃。
首先，根據(jù)試用結(jié)果制定完備的新制度，出臺(tái)了一系列新規(guī)定，全面修定了各個(gè)崗位的崗位職責(zé)，從系統(tǒng)管理員到各個(gè)操作員，明確規(guī)定各自的操作權(quán)限和責(zé)任。重新制定了學(xué)籍管理制度、教學(xué)運(yùn)行制度、選課制度等。將學(xué)分制改革方案付諸實(shí)施。
其次是按照工作時(shí)間的順序，將各功能模塊逐步運(yùn)行起來(lái)。比如在開學(xué)時(shí)，學(xué)生進(jìn)校報(bào)道注冊(cè)，我們就將注冊(cè)系統(tǒng)和學(xué)籍管理系統(tǒng)在全校全面運(yùn)行起來(lái)。在下達(dá)下學(xué)期教學(xué)任務(wù)時(shí)，我們就將教學(xué)計(jì)劃和排課系統(tǒng)在全校范圍內(nèi)運(yùn)行起來(lái)。我們?cè)敿?xì)制定了學(xué)分制下的教務(wù)管理系統(tǒng)推行進(jìn)度計(jì)劃。部分計(jì)劃如下：
1、 為了本學(xué)期全面使用新教務(wù)管理系統(tǒng)，現(xiàn)制定詳細(xì)推行計(jì)劃。
2、 第二周，制定實(shí)施進(jìn)度表。制定軟件使用培訓(xùn)計(jì)劃和教務(wù)秘書培訓(xùn)班開課計(jì)劃。明確綜合教務(wù)管理系統(tǒng)各功能責(zé)任人，制定詳細(xì)分工表，并簽字認(rèn)可。
3、 第五周，組織第五次教務(wù)秘書培訓(xùn)班，內(nèi)容：成績(jī)錄入管理政策和方法、數(shù)據(jù)核對(duì)任務(wù)分配，課程詳細(xì)信息維護(hù)，教學(xué)計(jì)劃核對(duì)方法和核對(duì)任務(wù)分配，錄入開課任務(wù)書政策和方法，教師信息維護(hù)，門戶及身份認(rèn)證系統(tǒng)的使用方法。
4、 第八周，使用排考模塊排期中考試。
5、 擇時(shí)再次組織教務(wù)秘書培訓(xùn)，實(shí)施成績(jī)核對(duì)和指導(dǎo)教務(wù)秘書補(bǔ)考成績(jī)錄入。
6、 第九周運(yùn)行教學(xué)評(píng)估網(wǎng)上評(píng)教工作。
7、 第十、十一周輔導(dǎo)教務(wù)秘書進(jìn)行開課任務(wù)書錄入工作。
8、 第十二周進(jìn)行教師工作量統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)處理。
9、 第十三、十四周運(yùn)行畢業(yè)資格審查功能。組織教務(wù)秘書培訓(xùn)畢業(yè)資格審查。
10、 第十五周，輔導(dǎo)教師網(wǎng)上錄入期中考試成績(jī)，協(xié)助教務(wù)秘書修改畢業(yè)資格審查數(shù)據(jù)。
四、 大力宣傳，大量培訓(xùn)
在提出學(xué)分制改革之初，我們就組織了全校所有教務(wù)管理工作者、各職能部門、部分教師參加的學(xué)分制改革宣傳大會(huì)，還請(qǐng)來(lái)了三個(gè)成熟學(xué)分制模式的學(xué)校及其使用軟件系統(tǒng)的開發(fā)公司，介紹了他們的管理模式和系統(tǒng)功能。以后就邊宣傳學(xué)分制改革邊培訓(xùn)軟件系統(tǒng)。
我們?cè)谙到y(tǒng)使用培訓(xùn)方面做了大量的工作。面向教務(wù)管理者、教師、學(xué)生正式上課培訓(xùn)就有近五百個(gè)學(xué)時(shí)。培訓(xùn)分四個(gè)階段：
第一個(gè)階段是對(duì)教務(wù)處內(nèi)部所有操作人員培訓(xùn)。采取兩種方式：一是對(duì)全體工作人員進(jìn)行管理模式和系統(tǒng)流程學(xué)習(xí)，并介紹所有功能模塊。二是分模塊到科室，就科室成員詳細(xì)培訓(xùn)功能使用，相當(dāng)于分小班分方向上課。因?yàn)閹缀鯇W(xué)校所有教務(wù)工作都由他們發(fā)起，所以他們必須高度熟悉相關(guān)模塊的功能。在試用時(shí)，大部分?jǐn)?shù)據(jù)準(zhǔn)備也是由他們完成。
第二個(gè)階段是對(duì)全校各學(xué)院教務(wù)秘書培訓(xùn)。培訓(xùn)目標(biāo)是要求他們掌握與自己工作有關(guān)的功能使用，并全面掌握系統(tǒng)流程，清楚系統(tǒng)在各部門的分工情況。我們按工作流程由由各科室組織講授，內(nèi)容包括操作方法和工作任務(wù)分配。這個(gè)階段花費(fèi)了較多時(shí)間，因?yàn)閷W(xué)院的所有教務(wù)工作都由他們完成，他們是教務(wù)管理的重要力量，是教務(wù)處與教師學(xué)生聯(lián)系的紐帶，他們要掌握的功能很多。花時(shí)間多的另一個(gè)原因是他們的計(jì)算機(jī)水平差異較大，有些年齡大些的教務(wù)秘書對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用的操作理解不了，記不住，而他們需要使用的，系統(tǒng)中有些復(fù)雜的數(shù)據(jù)檢索條件離不開基本的數(shù)據(jù)庫(kù)知識(shí)。
這個(gè)階段舉辦的培訓(xùn)和輔導(dǎo)班達(dá)二十次之多。還有大量個(gè)別的輔導(dǎo)。
第三個(gè)階段是對(duì)全校教師培訓(xùn)。教師需要操作的功能不多，主要網(wǎng)上成績(jī)錄入和信息查尋。但教師數(shù)量多，我們分學(xué)院進(jìn)行培訓(xùn)，由各院教務(wù)秘書組織，我們講授，并發(fā)給教師一份詳細(xì)說(shuō)明書，寫清他那部分的每一個(gè)操作步驟。
第四個(gè)階段是對(duì)全校各班的學(xué)生代表培訓(xùn)。培訓(xùn)學(xué)生選課方法、信息查尋方法、選課規(guī)章制度等。
培訓(xùn)都是在機(jī)房進(jìn)行，每人一臺(tái)計(jì)算機(jī)，邊講邊操作，學(xué)習(xí)效果很好。
五、 存在的問(wèn)題
在推行應(yīng)用系統(tǒng)的過(guò)程中，也曝露出一些問(wèn)題。
1. 宣傳廣度不夠，沒有長(zhǎng)時(shí)間利用學(xué)校的各種媒體進(jìn)行宣傳，只是在校電視臺(tái)、校報(bào)等媒體中報(bào)道過(guò)，沒有做到人人皆知，至使在推行過(guò)程中有少數(shù)人不太配合。因?yàn)閷W(xué)校規(guī)模大人數(shù)多，應(yīng)該組織各種形式的宣傳活動(dòng)，比如較長(zhǎng)時(shí)間在校園里用橫幅、宣傳欄等形式，從教師到學(xué)生，從干部到工人，都要了解改革的來(lái)龍去脈。
2. 操作人員已熟練了老系統(tǒng)，對(duì)老系統(tǒng)產(chǎn)生了依賴性，對(duì)新系統(tǒng)的學(xué)習(xí)有惰性。管理人員、教師、學(xué)生已長(zhǎng)期適應(yīng)學(xué)年制下的教學(xué)管理模式，對(duì)學(xué)分制管理模式的認(rèn)識(shí)、觀念、適應(yīng)力均有一定差距。如：教師錄入成績(jī)操作不習(xí)慣。所以我們?cè)谂嘤?xùn)中增加了許多工作量。
3. 我校資源相對(duì)緊張，學(xué)生擁有的計(jì)算機(jī)數(shù)量不多，網(wǎng)上選課只能組織到機(jī)房進(jìn)行，所以系統(tǒng)的優(yōu)越性不僅未得到充分體現(xiàn)，反而覺得增加了環(huán)節(jié)，增加了麻煩。
4. 系統(tǒng)的二次修改速度較慢。引進(jìn)的系統(tǒng)有些不適應(yīng)我校的實(shí)際情況，需要修改，公司的修改過(guò)程不夠快。使我們有時(shí)在工作中受到一些限制。就這點(diǎn)來(lái)說(shuō)，取得開發(fā)公司的及時(shí)技術(shù)支持至關(guān)重要。
總而言之，復(fù)雜應(yīng)用系統(tǒng)推行必須有單位主要領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和大力支持，這是首要條件。推行人員必須全面試用系統(tǒng)，充分熟悉系統(tǒng)中所有功能。然后開始在小范圍內(nèi)試用新系統(tǒng)的主要功能，再在整個(gè)工作中全面推行新系統(tǒng)。推行過(guò)程要計(jì)劃周密，制定相應(yīng)的新制度和規(guī)定，并組織各種形式的宣傳活動(dòng)。最重要的是要花大氣力做好操作使用培訓(xùn)工作，并取得開發(fā)公司及時(shí)的技術(shù)支持。按照這些步驟和方法推行就能順利達(dá)到目的。
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